Guida Aggiornata alla Prenotazione Appuntamenti nel Centro Veterinario

Benvenuti a questo aggiornamento della procedura per la gestione degli appuntamenti. Abbiamo apportato delle modifiche importanti al sistema che vi aiuteranno a lavorare meglio.

Novità Principali

Il template che utilizzate per gli appuntamenti è stato aggiornato. La modifica più importante è l’aggiunta di un nuovo campo per l’email del cliente. Questo campo si trova nella prima colonna del calendario, dove trovate sempre il template del Centro Veterinario.

Importanza dei Dati Corretti

È fondamentale inserire tutti i dati con precisione. Il sistema informatico ha bisogno di informazioni complete per funzionare correttamente. Ogni carattere è importante, proprio come in una formula matematica.

Preparazione e Duplicazione del Template

Attenzione agli Errori di Battitura

Nel template attuale c’è un errore di battitura nel campo “telefono”. Questo esempio ci ricorda quanto sia importante scrivere correttamente le parole nel template. Il sistema informatico elabora ogni carattere come un dato numerico, e un errore di battitura può compromettere il funzionamento del sistema.

Come Duplicare il Template

Per creare un nuovo appuntamento, seguite questi passaggi:

1. Trovate il template nel calendario
2. Cliccate per aprire la schermata del template
3. Non modificate mai il template originale
4. Scegliete uno dei due metodi per duplicare:
   • Cliccate sui tre pallini e selezionate “Duplica”
   • Oppure usate l’opzione “Copia in” per copiarlo in un calendario specifico

Dopo la duplicazione, avrete creato un nuovo appuntamento con tutte le impostazioni predefinite pronte all’uso.

Compilazione dei Dati dell’Appuntamento

Inserimento dei Dati del Cliente

⚠️⚠️IMPORTANTE⚠️⚠️ Quando inserite il TITOLO và sempre messo “Dott” altrimenti non verranno mandati i messaggi

Per compilare correttamente l’appuntamento, seguite questi passaggi:

1. Inserite i dati principali del cliente:

   • Nome
   • Cognome
   • Numero di telefono
   • Indirizzo email

2. Aggiungete le note aggiuntive necessarie (per esempio “cane territoriale”)

Gestione degli Invitati e Impostazioni

3. Inserite l’email del cliente in due punti:

   • Nella descrizione dell’appuntamento
   • Nella sezione invitati

4. Rimuovete Google Meet:

   • Quando appare l’opzione Google Meet, cliccate sulla X per rimuoverla
   • Questo passaggio è obbligatorio perché l’appuntamento è in presenza

5. Impostate la frequenza dell’appuntamento:

   • Cambiate “Ogni giorno” in “Non si ripete”
   • Selezionate la data corretta dell’appuntamento

Dettagli Importanti

• L’appuntamento sarà automaticamente impostato come “in persona” con l’indirizzo della struttura
• Verificate che tutti i campi siano compilati correttamente
• Controllate che l’email del cliente sia inserita sia nella descrizione che tra gli invitati

Salvataggio, Modifica e Verifica dell’Appuntamento

Salvare e Inviare l’Appuntamento

1. Dopo aver inserito tutti i dati, cliccate su “Salva”
2. Quando appare l’opzione “Invia”, cliccate tranquillamente
3. Il sistema invierà automaticamente una notifica interna

Verifica dell’Appuntamento nel Calendario

1. Andate alla data scelta (esempio: 28 maggio)
2. Troverete l’appuntamento nel calendario del dottore selezionato
3. L’evento apparirà nel calendario con tutti i dettagli inseriti

Modifiche Successive all’Appuntamento

Per modificare un appuntamento esistente:

1. Trovate l’appuntamento nel calendario
2. Cliccate sull’icona della matita per modificare
3. Potete cambiare qualsiasi dettaglio, come:
   • Il dottore assegnato
   • Aggiungere il nome del centro (es. Centro Villa Flaviana)
   • Modificare orario o data

Visualizzazione dell’Evento

• L’evento può apparire con sfondo bianco se siete un invitato
• Il colore dell’evento non è importante
• L’essenziale è che tutte le informazioni siano visibili al dottore

Note Importanti

• Controllate sempre che tutti i dati siano corretti prima di salvare
• Verificate che l’appuntamento sia visibile nel calendario del dottore corretto
• Assicuratevi che tutte le modifiche siano state salvate correttamente

Errori Comuni e Come Evitarli

Errori Frequenti nella Compilazione

È fondamentale prestare attenzione ad alcuni errori comuni che possono verificarsi durante la creazione degli appuntamenti:

1. Mancata inserimento dell’email:

   • L’email deve essere inserita sia nella descrizione che tra gli invitati
   • Se manca nella descrizione, il contatto viene generato senza email
   • Il cliente riceverà solo la notifica automatica di Google

2. Dati di contatto incompleti:

   • Il numero di telefono è praticamente obbligatorio
   • Inserire sempre l’email quando disponibile
   • Evitare di lasciare campi vuoti nella descrizione

Come Individuare e Correggere gli Errori

Per trovare e correggere gli appuntamenti con errori:

1. Usare la funzione di ricerca:

   • Cliccare sull’icona di ingrandimento
   • Cercare per cognome o numero di telefono
   • Il sistema mostrerà tutti gli appuntamenti corrispondenti

2. Verificare i dati del contatto:

   • Controllare la presenza di numero di telefono
   • Verificare l’inserimento corretto dell’email
   • Assicurarsi che le note aggiuntive siano complete

Prevenire gli Errori

Per evitare correzioni successive:

• Dedicare il tempo necessario alla compilazione iniziale
• Verificare tutti i campi prima del salvataggio
• Non modificare i dati dopo la creazione del contatto
• Controllare che il template sia compilato correttamente

Conseguenze degli Errori

Le modifiche successive possono causare problemi:

• I contatti vengono creati senza informazioni essenziali
• Le notifiche automatiche potrebbero non essere inviate
• Sarà necessario un lavoro extra di correzione manuale
• Il sistema potrebbe non funzionare correttamente

Verifica delle Automazioni e Conferma Appuntamento

Verifica delle Notifiche Automatiche

Dopo aver creato l’appuntamento, è importante verificare che tutte le automazioni funzionino correttamente:

1. Attendere alcuni minuti per la ricezione delle notifiche
2. Controllare l’arrivo del messaggio di conferma
3. Verificare che la data e l’ora nell’SMS siano corrette

Controllo del Nuovo Contatto

Per verificare la creazione del nuovo contatto nel sistema:

1. Aggiornare Vetincloud
2. Controllare la comparsa del nuovo contatto nella lista
3. Verificare i dati inseriti:
   • Nome e cognome
   • Indirizzo email
   • Numero di telefono

Verifica delle Email di Conferma

Il sistema invia automaticamente due email di conferma:

1. Prima email con:

   • Dettagli dell’appuntamento
   • Nome del paziente
   • Orario e data

2. Seconda email contenente:

   • Indirizzo della clinica
   • Numero di telefono
   • Link a Google Maps

Controllo Finale

Prima di considerare completata la procedura:

1. Verificare che tutte le notifiche siano arrivate
2. Controllare la correttezza dei dati in ogni comunicazione
3. Assicurarsi che i link (come Google Maps) funzionino correttamente

Gestione e Ripristino del Template

Mantenimento del Template Standard

È fondamentale mantenere un unico template standard nel sistema. Questo template serve come base per tutti gli appuntamenti e deve rimanere invariato nel calendario.

Come Ripristinare il Template

Se il template originale dovesse sparire, potete ricrearlo facilmente seguendo questi passaggi:

1. Trovate un appuntamento esistente
2. Cliccate su “Duplica”
3. Modificate le impostazioni base:
   • Impostate una nuova data
   • Selezionate “Si ripete ogni giorno”
   • Scegliete “Centro Villa Flaviana” come calendario

Pulizia del Template

Per preparare il template, rimuovete tutti i dati personali:

• Cancellate gli invitati
• Eliminate nome e cognome del cliente
• Rimuovete l’email
• Cancellate le note aggiuntive

Salvataggio e Impostazione

Dopo aver pulito il template:

1. Salvate le modifiche
2. Il sistema creerà automaticamente il template per tutti i giorni successivi
3. Il nuovo template sarà identico all’originale
4. Gli altri utenti potranno utilizzarlo cliccando sui tre pallini e selezionando “Duplica”

Questo processo garantisce che ci sia sempre un template pulito e corretto disponibile per tutti gli operatori.